Die besten Personal-CRM-Apps 2026: ehrlicher Vergleich

• Du willst dir merken, was Menschen dir erzählen (Kinder, Hobbys, Umzüge, Pläne) und es schnell am Handy festhalten: Netly.
• Dein Netzwerk lebt in LinkedIn und E-Mail, du arbeitest viel am Desktop: Dex oder Mesh.
• Du nutzt Android: Netly, Dex oder Kinu. Mesh und Persodex gibt es nur für Apple.
• Du willst eine App auf Deutsch: Netly (iPhone und Android) oder Persodex (nur iPhone).
• Deine Daten sollen das Gerät nicht verlassen: Kinu oder Persodex.
• Du willst alles selbst hosten: Monica.
• Du baust dir gern eigene Systeme: eine Notion-Vorlage.

Netly ist eine Personal-CRM-App für iPhone und Android aus Wien. Statt Felder auszufüllen, erzählst du nach einem Treffen in einem Satz, was du erfahren hast, zum Beispiel: „Hab Lisa beim Netzwerk-Frühstück getroffen, sie ist Mama geworden, die Kleine heißt Emma.“ Die KI legt daraus den Kontakt, die Notiz und passende Tags an. Du bestätigst nur noch.

• Erzählen statt eintippen: ein Satz reicht, getippt oder per Spracheingabe
• Felder entstehen von selbst: Erwähnst du „Hund Bello“ oder „Lieblingswein“, legt Netly das passende Feld an
• Schneller Start: deine Handy-Kontakte in einem Schritt übernehmen
• Kalender-Sync in beide Richtungen: Termine aus Netly erscheinen im Handy-Kalender und umgekehrt
• Briefings vor Treffen: die wichtigen Details sind wieder da, wenn du sie brauchst
• iPhone und Android, App auf Deutsch und Englisch
• Server in der EU, DSGVO-konform
• Aktuell kostenlos mit allen Kernfunktionen

Was Netly bewusst nicht ist: kein Vertriebs-CRM. Es gibt keine Pipelines, keine Team-Funktionen und keine Anbindung an LinkedIn oder E-Mail. Netly läuft nur mobil, eine Web-App gibt es nicht. Und Netly ist jung, mit entsprechend wenigen Store-Bewertungen.

Mesh hieß bis März 2026 Clay und gehört zu Automattic, dem Unternehmen hinter WordPress. Die App baut dein Netzwerk aus verbundenen Konten auf, die KI „Nexus“ durchsucht es, fasst Kontakte zusammen und entwirft Follow-ups. Mesh gibt es für iPhone, Mac, Windows und im Browser, aber nicht für Android. Die App ist auf Englisch. Kostenlos bis 1.000 Kontakte, Pro ab 10 $ im Monat im Web (im App Store teurer).

Gut für: Menschen mit großem, digital gepflegtem Netzwerk, die viel am Rechner arbeiten.

Dex synchronisiert Kontakte aus LinkedIn, E-Mail und Kalender und läuft auf iPhone, Android, im Web und am Desktop. Die KI-Funktion „Dex Research“ erstellt Briefings aus öffentlichen Quellen, je nach Tarif 10 bis 50 pro Monat. Es gibt keinen Gratis-Tarif, nur 7 Tage zum Testen, danach ab 12 $ im Monat bei Jahreszahlung. Die App ist auf Englisch.

Gut für: alle, deren Netzwerk vor allem in LinkedIn steckt und die dafür zahlen wollen.

Kinu ist ein Personal CRM für das Privatleben: Geburtstage, Geschichten und Notizen zu den Menschen, die dir wichtig sind, getippt oder gesprochen. Die Daten liegen zuerst auf dem Gerät, die Synchronisierung ist verschlüsselt. Kinu gibt es für iPhone, Android und im Browser, kostenlos für bis zu 10 Personen, danach 7,99 € im Monat. Eine KI-Funktion bewirbt Kinu nicht.

Gut für: einen kleinen Kreis enger Menschen, wenn dir lokale Speicherung wichtiger ist als Automatik.

Persodex kommt von einem deutschsprachigen Anbieter und setzt auf die vorhandenen iPhone-Kontakte auf, statt sie zu ersetzen. Zusammenfassungen entstehen mit Apple Intelligence direkt auf dem Gerät. Die App ist auf Deutsch, kostenlos mit In-App-Käufen, aber nur für iPhone verfügbar.

Gut für: iPhone-Nutzer, die ihre bestehenden Kontakte anreichern wollen und Wert auf Verarbeitung auf dem Gerät legen.

Monica ist ein quelloffenes Personal CRM, das du kostenlos auf deinem eigenen Server betreiben kannst. Eine gehostete Version kostet Geld. Native Apps für iPhone und Android gibt es bisher nicht, am Handy läuft Monica im Browser. Automatische KI setzt Monica bewusst nicht ein.

Gut für: technisch versierte Menschen, für die volle Datenhoheit an erster Stelle steht.

Eine Notion-Datenbank oder eine Tabelle ist kostenlos und lässt sich genau nach deinen Wünschen bauen. Der Haken: Jede Information trägst du selbst ein, jedes Feld legst du selbst an, und am Handy ist das mühsam. Viele selbst gebaute Systeme werden deshalb nach ein paar Wochen nicht mehr gepflegt.

Gut für: Menschen, die Spaß daran haben, ihr System selbst zu gestalten, und es konsequent pflegen.

• Woher kommen deine Infos? Aus Gesprächen (dann zählt schnelles Erfassen) oder aus LinkedIn und E-Mail (dann zählen Integrationen)?
• Welches Handy hast du? Mehrere bekannte Apps gibt es nicht für Android.
• Wie viel Pflege machst du wirklich? Eine App, die dir das Eintippen abnimmt, wird eher benutzt als ein perfektes System, das du pflegen musst.
• Wo liegen deine Daten? Auf dem Gerät, auf EU-Servern oder bei einem US-Anbieter.
• Was kostet es nach dem Test? Die Preise reichen von kostenlos bis über 200 $ im Jahr.

Diesen Vergleich hat das Netly-Team geschrieben, wir sind also nicht neutral. Deshalb stehen hier nur Angaben, die sich auf den Websites und in den App-Store-Einträgen der Anbieter nachprüfen lassen (Stand: Oktober 2026), und für jede App auch, wofür sie besser geeignet ist als Netly. Preise und Funktionen ändern sich. Wenn dir eine Angabe veraltet vorkommt, schreib uns an office@netly-crm.com, dann korrigieren wir sie.