Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer ausschließlich im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO, dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie einschlägigen telekommunikationsrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies:

• zur Bereitstellung und Durchführung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich ist,
• auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung erfolgt oder
• auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung eines Nutzerkontos werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse
• Name (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Geräte- und Systeminformationen (z. B. Betriebssystem, App-Version)

Zweck der Verarbeitung:

• Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos
• Bereitstellung der App-Funktionalitäten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).

4. Funktionen der App (Kontakte, Aufgaben, Kalender, Notizen)

Netly ist ein Personal-CRM (Customer Relationship Management) zur Verwaltung persönlicher Kontakte, Aufgaben, Termine und Notizen.

Je nach Nutzung verarbeitet die App insbesondere:

• Kontaktdaten aus dem lokalen Telefonbuch (nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer)
• Kalenderdaten aus angebundenen Diensten (Google Kalender, Apple Kalender, Microsoft Kalender)
• Aufgaben, Erinnerungen und Notizen
• Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields)

Die Anbindung externer Kalender- oder Kontaktdienste erfolgt ausschließlich nach aktiver Autorisierung durch den Nutzer über die jeweiligen Schnittstellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Verarbeitung sensibler Daten

Die App ermöglicht es Nutzern, freiwillig auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (z. B. religiöse Überzeugungen, Essenspräferenzen oder andere sensible Informationen) zu speichern.

Diese Daten werden:

• ausschließlich auf Initiative des Nutzers verarbeitet,
• nur für die vom Nutzer gewählten Funktionen verwendet,
• nicht ohne ausdrückliche Nutzeraktion für andere Zwecke genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch aktive Eingabe bzw. bewusste Nutzung entsprechender Funktionen).

6. Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)

netly nutzt integrierte KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung der Nutzer, insbesondere zur:

• Analyse eingegebener Inhalte,
• Generierung von Vorschlägen (z. B. Kontaktpriorisierung, Aufgabenempfehlungen),
• Zusammenfassung und Strukturierung von Informationen.

Die KI ist integraler Bestandteil der App und wird automatisch im Rahmen der bereitgestellten Funktionen eingesetzt.

Die KI verarbeitet ausschließlich Daten:

• die der Nutzer selbst in die App eingibt oder
• deren Verarbeitung der Nutzer ausdrücklich auslöst.

Hierzu können auch sensible Daten gehören, sofern der Nutzer diese selbst speichert oder bewusst in eine KI-Funktion einbezieht.

Zur Bereitstellung bestimmter KI-Funktionen setzen wir externe KI-Dienstleister (derzeit insbesondere OpenAI) ein. Dabei können Inhalte zur Verarbeitung an Server außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden.

KI-gestützte Vorschläge dienen der Unterstützung und ersetzen keine eigenständige Entscheidung des Nutzers.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); bei sensiblen Daten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

7. Analyse von KI-Anfragen und -Ergebnissen

Zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Qualität und Weiterentwicklung der KI-Funktionen verarbeiten wir:

• Inhalte von KI-Anfragen
• erzeugte KI-Ergebnisse

Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Zusammenhang mit der Nutzung der KI-Funktionen und nicht zu allgemeinen Marketing- oder Trackingzwecken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Push-Benachrichtigungen

Sofern Nutzer Push-Benachrichtigungen aktivieren, verarbeiten wir entsprechende Gerätekennungen, um Erinnerungen, Aufgaben oder relevante App-Informationen zuzustellen.

Push-Benachrichtigungen können jederzeit über die App-Einstellungen oder das jeweilige Betriebssystem deaktiviert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

9. E-Mail-Kommunikation und Marketing (Mailchimp)

Sofern Nutzer ausdrücklich einwilligen, verwenden wir die E-Mail-Adresse für:

• Produktneuigkeiten
• Newsletter
• Informationen zu Updates, Angeboten und Wartelisten

Der Versand erfolgt über den Dienstleister Mailchimp (Intuit Inc.). Dabei können personenbezogene Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

10. Hosting und Datensicherheit

Die App wird auf Servern von Amazon Web Services (AWS) innerhalb der Europäischen Union betrieben. Es erfolgen keine externen Backups außerhalb der EU.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten können sein:

• IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter (AWS)
• E-Mail-Dienstleister (Mailchimp)
• Anbieter von KI-Diensten (z. B. OpenAI)

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Beendigung des Nutzerkontos werden die Daten innerhalb angemessener Fristen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

13. Rechte der betroffenen Personen

Nutzer haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

Anfragen können jederzeit an office@netly-crm.com gerichtet werden.

14. Widerruf von Einwilligungen

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

15. Beschwerderecht

Nutzer haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um rechtliche oder technische Änderungen zu berücksichtigen.

Stand: 16.12.2025